Uma viagem a trabalho pode ser rotineira no mundo corporativo, seja para participar de eventos, visitar clientes ou realizar treinamentos. E, embora as viagens sejam essenciais para o crescimento e a manutenção de diversos negócios, elas também trazem uma série de responsabilidades às empresas e aos colaboradores. Com isso, dúvidas também surgem.
A seguir, entenda o que é a viagem a trabalho, segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os direitos e deveres de cada envolvido nesta relação e como aprimorar a gestão financeira nestes casos.
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O que é considerado viagem a trabalho?
Viagem a trabalho é qualquer deslocamento de um funcionário em nome da empresa. Isso pode incluir desde visitas a clientes e fornecedores até a participação em conferências, treinamentos ou negociações em outras cidades ou países.
Nesse sentido, durante as viagens, quem arca com as despesas e condições de trabalho do colaborador é a empresa.
Embora a CLT não defina muitas informações acerca do assunto, especifica alguns direitos que se aplicam às viagens corporativas. Os principais são o pagamento das despesas e das horas trabalhadas.
Isto é: uma viagem corporativa possui horas de trabalho. Portanto, deve ser remunerada como tal. Além disso, o colaborador deve receber um valor diário para cobrir suas despesas com hospedagem, alimentação e deslocamento.
Estes são alguns princípios gerais que a Lei aplica:
- Tempo à disposição do empregador: Todo o tempo em que o empregado estiver à disposição do empregador, inclusive durante viagens, deve ser considerado como parte da jornada de trabalho.
- Horas extras: Caso a jornada de trabalho ultrapasse as 8 horas diárias ou 44 horas semanais, as horas excedentes devem ser pagas como horas extras.
- Descanso: O empregado tem direito aos intervalos para refeição e descanso, mesmo durante viagens.
Como fica a jornada de trabalho nestes casos?
A jornada de trabalho durante viagens a serviço da empresa possui algumas particularidades importantes que tanto os colaboradores quanto as empresas devem entender para garantir conformidade com a legislação trabalhista. Na prática, a jornada de trabalho em viagens pode variar bastante, dependendo do tipo de viagem e da política da empresa.
É importante considerar:
Horas de viagem
O tempo de deslocamento do colaborador, seja por meio de transporte aéreo, terrestre ou ferroviário, é considerado parte da jornada de trabalho. Isso significa que o período gasto em viagens, inclusive esperas em aeroportos ou estações de trem, deve ser contabilizado como horas trabalhadas.
Horas extras
Caso a viagem exija que o colaborador trabalhe além da carga horária estabelecida em seu contrato (geralmente 8 horas diárias ou 44 horas semanais), ele tem direito ao pagamento de horas extras. O valor das horas extras deve ser de pelo menos 50% a mais que a hora normal, e, se o trabalho for realizado durante finais de semana ou feriados, o adicional pode ser ainda maior.
Pernoite e descanso
Durante a viagem, o período em que o colaborador está em repouso, como durante a noite, não é considerado tempo de trabalho. No entanto, a empresa deve garantir que o colaborador tenha condições adequadas para seu descanso, o que pode incluir o fornecimento de hospedagem apropriada e segurança durante a estadia.
Custos e reembolsos durante a viagem a trabalho
Além da jornada de trabalho, outro ponto crucial durante as viagens a serviço é o manejo das despesas. Conforme estabelecido pela CLT, a empresa é responsável por cobrir todas as despesas necessárias para que o colaborador execute suas atividades durante a viagem.
E, para que o reembolso seja processado sem problemas, o colaborador deve guardar todos os comprovantes de despesas. Em alguns casos, as empresas preferem oferecer um valor fixo diário, conhecido como “diária de viagem”, que cobre todas essas despesas. Esse valor é previamente estipulado e, assim, o colaborador não precisa prestar contas detalhadas, desde que os gastos fiquem dentro do limite estipulado.
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Guardar, organizar e analisar comprovantes fiscais é um processo trabalhoso e bastante complexo. Além disso, é bastante comum deixar passar desapercebido algum valor ou outro detalhe. A falta de controle sobre essas despesas pode provocar problemas como reembolsos incorretos, dificuldades na prestação de contas e até mesmo o risco de fraudes.
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Concluindo
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