Desvendando as obrigações acessórias: o que sua empresa precisa saber

Você sabia que, no cenário tributário brasileiro, além do pagamento de impostos, as empresas se deparam com uma série de responsabilidades burocráticas? Elas são conhecidas como Obrigações Acessórias. Entender o que são, para que servem e quais se aplicam ao seu negócio é fundamental para garantir a conformidade fiscal, evitar multas e manter a saúde financeira da sua companhia.

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são deveres impostos pela legislação tributária que exigem que as empresas forneçam informações aos órgãos fiscalizadores (Receita Federal, Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais).

Diferentemente das obrigações principais (que se referem ao pagamento de tributos), as acessórias têm como objetivo principal servir de ferramenta de controle e fiscalização. Dessa forma, comprovam o cumprimento das obrigações tributárias principais e permitem que o governo monitore as operações da empresa.

Ou seja, são as formalidades, declarações, registros e documentos que a empresa deve gerar e enviar periodicamente para demonstrar que está em dia com suas responsabilidades fiscais e contábeis.

Por que as obrigações acessórias são cruciais?

O cumprimento rigoroso das obrigações acessórias é indispensável por diversos motivos:

• Evitar multas e penalidades: o atraso na entrega ou o envio de informações incorretas pode resultar em multas pesadas e outras sanções;
• Regularidade fiscal: manter-se em dia garante a saúde fiscal da empresa, permitindo a emissão de certidões negativas de débitos, essenciais para participar de licitações, obter financiamentos e realizar diversas operações comerciais;
• Transparência e credibilidade: a conformidade demonstra organização e seriedade, fortalecendo a imagem da empresa junto a clientes, fornecedores e órgãos públicos;
• Controle e planejamento: o processo de reunir as informações para as obrigações acessórias auxilia no controle financeiro e contábil, oferecendo dados importantes para o planejamento estratégico.

Quais obrigações acessórias cada empresa precisa pagar?

As obrigações acessórias variam significativamente de acordo com o porte da empresa, o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e as atividades desenvolvidas. Além disso, elas podem ser de âmbito federal, estadual ou municipal.

A seguir, confira algumas das principais obrigações acessórias e suas aplicações, destacando que esta lista não é exaustiva e um contador é essencial para determinar todas as exigências específicas para o seu negócio.

1. Declarações e registros federais

As obrigações federais são exigidas pela Receita Federal do Brasil (RFB) e abrangem a maioria das empresas.

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): informa os débitos e créditos de tributos federais (IRPJ, IRRF, IPI, CSLL, PIS/Pasep, COFINS) apurados pela empresa;
• DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos): unifica as informações das contribuições previdenciárias e de terceiros, substituindo a GFIP para muitas empresas;
• EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): Apura o PIS/Pasep e a COFINS, e em alguns casos, o IPI, registrando operações que geram essas contribuições;
• EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): registra informações sobre rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social, PIS/Pasep e COFINS, além de outras informações fiscais;
• eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas): integra informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos colaboradores. Empresas com cartão corporativo, como o da TruckPag Bank, podem otimizar o registro de despesas dos funcionários, auxiliando indiretamente nas informações que podem ser requeridas pelo eSocial;
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): informa à Receita Federal os valores de imposto de renda retidos na fonte, bem como as remunerações pagas a pessoas físicas e jurídicas;
• ECD (Escrituração Contábil Digital): parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), substitui os livros Diário, Razão e outros livros contábeis em formato físico;
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): também parte do SPED, informa dados relacionados ao IRPJ e CSLL, permitindo a apuração e o cruzamento de informações com a contabilidade;
• DASN-SIMEI (Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual): obrigação específica para MEIs, informando o faturamento anual;
• PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório): para empresas do Simples Nacional, registra o cálculo dos tributos devidos;
• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Empresas do Simples Nacional declaram informações socioeconômicas e fiscais anualmente.

2. Obrigações estaduais

Variam conforme o estado e estão relacionadas principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

• SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): é a escrituração fiscal digital do ICMS e do IPI. Isto é: empresas que comercializam produtos são as principais impactadas;
• GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): declaração que informa a apuração do ICMS em alguns estados, sendo que em muitos, o SPED Fiscal já a substituiu;
• DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação): reúne informações sobre ICMS de substituição tributária, diferencial de alíquotas e antecipação.

3. Obrigações municipais

Estão relacionadas ao ISS (Imposto Sobre Serviços) e podem variar bastante entre os municípios.

• Declarações Eletrônicas de Serviços (DES): muitas prefeituras exigem uma declaração mensal dos serviços prestados e tomados, com a apuração do ISS;
• Emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e): é a forma de registrar a prestação de serviços para a prefeitura.

Como a TruckPag Bank pode ajudar na organização de dados para obrigações acessórias?

Embora as obrigações acessórias sejam de responsabilidade da empresa e do seu contador, ferramentas de gestão financeira podem otimizar o processo de coleta e organização de dados. O cartão corporativo da TruckPag Bank oferece funcionalidades que, indiretamente, contribuem para uma gestão mais eficiente das informações necessárias para a conformidade:

Controle em tempo real

Com nosso cartão corporativo, gestores têm acesso em tempo real aos gastos dos colaboradores, incluindo data, local e valor. Essa visibilidade facilita o acompanhamento e a categorização das despesas, informações cruciais para a escrituração contábil e fiscal.

Anexação de comprovantes

A funcionalidade de anexar recibos e descrições diretamente no aplicativo simplifica a organização de comprovantes. Isso é importante para a documentação de despesas que comporão a base de cálculo de impostos ou que precisam ser apresentadas em declarações.

Transparência e agilidade

A agilidade no controle e a transparência nas informações de gastos corporativos proporcionadas pelo cartão TruckPag Bank podem reduzir o tempo gasto na coleta de dados para as obrigações acessórias, minimizando erros e otimizando o trabalho do departamento financeiro e contábil.

Conclusão

As obrigações acessórias são um pilar fundamental da gestão empresarial no Brasil. Embora complexas, sua correta execução é sinônimo de segurança jurídica e financeira. Contar com um bom planejamento, o suporte de um contador especializado e ferramentas que auxiliem na organização e controle das informações, é a chave para navegar neste cenário com tranquilidade e foco no crescimento do seu negócio.