Cartão Corporativo: o que é e como funciona?

O cartão corporativo é uma ferramenta poderosa para desburocratizar, agilizar e otimizar a gestão de despesas em empresas de diferentes portes. 

Através de um cartão de débito ou crédito, as empresas podem fornecer aos seus colaboradores autonomia para realizar compras e pagamentos relacionados ao trabalho, centralizando e simplificando o controle financeiro.

E, se você está se perguntando o que exatamente é um cartão corporativo e como ele pode beneficiar sua empresa, este artigo é para você. Acompanhe a leitura!

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Afinal, o que é um cartão corporativo?

Basicamente, um cartão corporativo é uma forma de pagamento emitida por uma instituição financeira, destinada especificamente a empresas e seus funcionários. Ao contrário dos cartões de crédito comuns, utilizados para despesas pessoais, o cartão corporativo é designado para despesas relacionadas às atividades comerciais de um negócio.

Para que serve?

Seu principal propósito é simplificar e agilizar os processos de despesas empresariais. Dessa forma, sua funcionalidade está em diferentes momentos. Tais como:

1. Gestão de despesas: com o cartão corporativo, é possível centralizar e controlar as despesas de um jeito eficaz. Assim, cada transação é registrada eletronicamente, facilitando o acompanhamento e a análise das despesas.
2. Controle e monitoramento: o gestor financeiro ou RH pode estabelecer limites de gastos para cada cartão, bem como categorizar as despesas. Assim, é possível ter um controle mais rigoroso sobre o orçamento da empresa e a identificação de padrões de gastos.
3. Segurança: um bom cartão corporativo possui boas medidas de segurança, como a capacidade de bloquear e desbloquear cartões instantaneamente. Isso reduz o risco de fraude e uso indevido.
4. Praticidade: o cartão corporativo ajuda a facilitar a rotina de um colaborador. Ninguém gosta de carregar cupons fiscais, certo? Ao utilizar esta ferramenta, o colaborador centraliza seus gastos em um só lugar. 

Tipos de cartão corporativo: pré-pago ou pós-pago?

Existem duas opções de cartão corporativo: o modelo pré-pago e o pós-pago. Cada tipo possui características e vantagens específicas, que devem ser consideradas de acordo com as necessidades da empresa e seus colaboradores.

Cartão corporativo pré-pago:

O cartão corporativo pré-pago funciona como um cartão de débito. Ou seja: a empresa define um valor pré-determinado que é carregado no cartão e o colaborador pode utilizá-lo para suas despesas até o limite disponível.

Basicamente, esta é uma opção para quem busca um maior controle de gastos. Além disso, é ideal para empresas com orçamentos limitados: afinal, permite controlar com mais precisão os gastos em cada departamento ou projeto.

Cartão corporativo pós-pago:

O cartão corporativo pós-pago, por sua vez, funciona como um cartão de crédito. Isto é:  a empresa define um limite de crédito mensal e o colaborador pode utilizá-lo para realizar compras até o limite. No final do mês, a empresa recebe uma fatura com o valor total das despesas.

Esta é uma excelente opção para empresas com orçamentos mais flexíveis, uma vez que permite maior autonomia para os colaboradores e facilita o pagamento de despesas inesperadas. Além disso, também proporciona mais flexibilidade aos colaboradores, uma vez que conta com a possibilidade de parcelamento e programas de fidelidade com pontos e recompensas.

Qual a diferença entre cartão corporativo e cartão de benefícios?

Embora ambos facilitem pagamentos e ofereçam benefícios às empresas, suas funções são diferentes.

Uma vez que o cartão corporativo tem como principal foco o pagamento de despesas relacionadas ao trabalho, como viagens, alimentação, hospedagem e materiais de escritório, o cartão de benefícios serve para oferecer benefícios aos colaboradores. Dentre estes benefícios, estão o vale-refeição, vale-transporte, vale-combustível e descontos em lojas parceiras.

Ambos são vantajosos para as empresas. 

O cartão corporativo oferece um maior controle de gastos a partir da transparência e rastreabilidade das despesas. Já o cartão de benefícios ajuda a motivar e reter talentos, uma vez que atrai e fideliza colaboradores com benefícios personalizados. 

Qual tipo de cartão escolher?

A escolha do tipo de cartão corporativo ideal depende das necessidades da empresa e seus colaboradores.

Para empresas que desejam ter um controle mais rígido sobre os gastos, o cartão pré-pago é a melhor opção. Já para empresas que buscam mais flexibilidade e autonomia para seus colaboradores, o cartão pós-pago pode ser a solução mais adequada.

Ou seja: é preciso analisar as vantagens e desvantagens de cada tipo de cartão conforme a sua realidade antes de tomar uma decisão.

Que gastos o cartão corporativo não cobre?

O uso do cartão corporativo deve ser restrito a despesas relacionadas ao trabalho, certo? Dito isso, quem define o que pode ou não ser consumido com o cartão é a empresa. Embora ofereça conveniência e controle financeiro, existem limitações claras sobre o que pode ser adquirido. Aqui estão algumas diretrizes importantes a serem consideradas:

• Itens de beleza e vestuário;
• Atividades de lazer;
• Abastecimento do veículo pessoal;
• Cosméticos ou outros produtos destinados ao uso individual do colaborador.

Como falamos anteriormente, as políticas de gastos variam de acordo com cada empresa. Algumas organizações podem permitir despesas específicas durante viagens a trabalho, como produtos de higiene, enquanto outras podem ter restrições mais rigorosas. Portanto, é essencial que os colaboradores estejam cientes das políticas de gastos de sua empresa e sigam as diretrizes estabelecidas.

A partir do momento em que você, gestor, estabelece uma política de gastos, passa a evitar mal entendidos e começa a garantir o uso adequado do cartão corporativo. Isso inclui definir limites de gastos, categorizar despesas elegíveis e comunicar claramente as diretrizes aos funcionários. Ao manter esses pontos bem delineados, é possível promover um ambiente de trabalho transparente e garantir o uso responsável dos recursos corporativos.

Por que oferecer um cartão corporativo? 3 benefícios na prática

Oferecer um cartão corporativo reduz processos burocráticos e ajuda na praticidade do dia a dia — sobretudo para colaboradores que vivem na estrada, como motoristas.

1. Praticidade e agilidade

O cartão corporativo elimina a necessidade de adiantamentos de valores e reembolsos, agilizando o processo de compra e evitando burocracias. Além disso, as compras podem ser realizadas de um jeito prático e rápido, sem precisar passar por processos de autorizações. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e do setor financeiro, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas. Sem contar que o colaborador não precisa juntar suas notinhas fiscais a cada compra que realiza. Convenhamos: isso faz parte de um método antigo de gestão… É a receita certa para a desorganização!

2. Controle e transparência financeira

O cartão corporativo oferece diversos mecanismos de controle e segurança, como:

• Definição de limites de gastos por colaborador ou categoria de despesa;
• Acompanhamento em tempo real das transações realizadas;
• Relatórios detalhados com informações sobre data, valor, local e tipo de despesa;
• Integração com sistemas de gestão financeira e contábil da empresa.

Assim, é possível ter uma visão completa e transparente dos gastos, facilitando a identificação de áreas com potencial de economia e otimização de recursos. Além disso, os mecanismos de segurança do cartão protegem contra fraudes e golpes, minimizando os riscos de perdas financeiras.

3. Motivação e engajamento dos colaboradores

Por fim, uma das vantagens mais importantes para todo gestor de RH: o cartão corporativo pode ser um fator de motivação e engajamento para os colaboradores, pois demonstra a confiança da empresa em seus funcionários. Além disso, ele também oferece autonomia e flexibilidade aos colaboradores, o que permite que realizem suas atividades com mais eficiência. Isso pode contribuir para a melhora do clima organizacional e para o aumento da produtividade dos colaboradores.

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